Estamos a pocas semanas del vencimiento del plazo establecido por la Superintendencia de Sociedades, para que las empresas del sector real que registraron el pasado 31 de diciembre activos o ingresos superiores a 40.000 salarios mínimos (COP 46.400.000.000), implementen sus Sistemas de Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo (SAGRILAFT), al igual que sus Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).
Son muchas las empresas que, a pesar de encontrarse obligadas, no tienen conocimiento. En ocasiones son los equipos contables, quienes generan esta alerta, en otras ocasiones son los equipos legales, pero la realidad es que los directores y administradores de las empresas, generalmente están absorbidos por sus labores diarias, lo que no les permite monitorear este tipo de situaciones. El resultado de esta situación, es que al final, se resultan implementando modelos a la carrera, poco ajustados a la realidad del negocio y que se hacen por el simple hecho de cumplir un lineamiento y no con la finalidad de aportar confiabilidad a la empresa y sus procesos.
Es por eso que, en Qadrico, como empresa que asesora sobre estos sistemas, hemos decidido generar este documento, con el fin de dar aviso sobre esta obligación y entregar algunas recomendaciones para un exitoso diseño e implementación en las empresas que son nuevas en este tipo de sistemas.
A continuación compartimos cuatro recomendaciones que consideramos relevantes a tener en cuenta para esas nuevas empresas obligadas:
Revisar la obligación específica para cada empresa: Dependiendo del sector y las actividades económicas desarrolladas, los umbrales para tener que implementar estos sistemas pueden variar, por lo que debemos revisar y asesorarnos sobre lo que se requiere implementar, ya sea un sistema de gestión o un régimen de medidas mínimas. En Qadrico contamos con un equipo actualizado, con quien puedes hacer la consulta con tan solo una llamada.
Adecuada Asesoría: Sabemos que este tipo de requerimientos generalmente no son planeados por parte de las empresas y que se requiere un presupuesto para diseñar e implementar estos sistemas. Esto, en muchas ocasiones hace que las empresas se dejen tentar por opciones de asesoría que por costos atractivos, entregan sistemas, basados en generalidades del mercado, que no se adaptan a las particularidades del contexto de las empresas, haciendo que estos tengan una baja armonía en la interacción con los demás procesos en los cuales se debe ejecutar.
Revisión al interior: Gestionar riesgos es una conducta inherente al ser humano, por lo que cuando se trata de implementar este tipo de sistemas, ninguna empresa estará en ceros. Algunas tendrán unos primeros pasos y otras tendrán un gran camino avanzado Previo a contratar una asesoría o empezar de ceros el diseño de estos sistemas, es necesario que se conozca el avance de la compañía para gestionar sus riesgos, construyendo sobre lo que ya existe y es familiar para los procesos del negocio.
Buscar la simplicidad: Es común que, al tratarse de temas de un alto componente legal, se genere cierta complejidad en el lenguaje con el que se diseñan e implementan. Sin embargo, no debemos perder de vista que, quienes ejecutarán las medidas de control de estos sistemas, hacen parte de los procesos. Por lo anterior, nuestros sistemas deben tener un lenguaje que se facilite para la comprensión de todo público, evitar lineamientos extensos y con lenguaje complejo, que limita la comprensión a unos pocos.
En conclusión, SAGRILAFT y PTEE son sistemas de gestión que llegaron para quedarse como parte integral de nuestras empresas. Está en nuestras manos hacerlos funcionales y que aporten a la confiabilidad de nuestras empresas o hacer sistemas por el simple hecho de cumplir, que resulten en lineamientos inentendibles y que solo aportan cargas operativas y administrativas para la empresa.
En Qadrico contamos con experiencia en el diseño e implementación de este tipo de sistemas, los cuales se han caracterizado por su funcionalidad y el aporte en los procesos de las empresas, dejando de lado el simple hecho de cumplir y dándole prioridad a la capacidad de generar confianza en las empresas que lo implementan y sus procesos.
QADRICO:
RISK+COMPLIANCE+SECURITY.
ABRIL 2023
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