La transparencia es el eje central de la confiabilidad que se requiere en los negocios, con el presente texto, pretendemos brindar una guía práctica a través de los elementos clave que debe tener en cuenta para diseñar e implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y definir sus políticas de cumplimiento.
Lo invitamos a que se enfoque en el PTEE como una herramienta funcional para garantizar la perdurabilidad de su negocio y dejar a un lado la percepción de este programa, como una carga administrativa adicional.
1. Entender el PTEE como una herramienta para generar confiabilidad: La transparencia en los negocios es el punto de partida para la sostenibilidad de las compañías. Identificar plenamente las contrapartes, sus vínculos e incluso sus brechas, aporta el insumo necesario para tomar decisiones acertadas, enfocadas a la armonización entre los grupos de interés y el cumplimiento de los objetivos corporativos. Establecer a consciencia lineamientos rectores relacionados con la transparencia y ética empresarial, permite generar una cultura de cumplimiento y lograr la perdurabilidad.
2. Definir una estructura corporativa y asignar roles y responsabilidades: Entendido el PTEE como una herramienta para la transparencia corporativa, el compromiso de ejecución debe iniciar desde la alta dirección de cada empresa. Tener claros los roles y responsabilidades de los funcionarios, permite la correcta ejecución de planes o procedimientos que soportan las políticas de cumplimiento, logrando que no se diluyan las responsabilidades de los roles. Sin el compromiso latente de la alta dirección, las políticas de cumplimiento se convertirían en una carga administrativa que se hace por cumplir un requerimiento legal, sin aportar en los resultados esperados.
3. Definir políticas de cumplimiento basadas en el contexto corporativo: El conocimiento del contexto interno y externo de la compañía, debe ser el punto de partida para establecer lineamientos rectores y de control, permitiendo la identificación y anticipación ante los factores de riesgos de impacto en el negocio. La norma no pretende que las compañías cuenten con múltiples políticas de cumplimiento, sino que aquellas que se establezcan sean la herramienta necesaria para mitigar los riesgos de corrupción, fraude y soborno. Lo anterior genera viabilidad de aplicación y permite una ejecución que no afecta la operatividad, pero si aporta en la mitigación de impactos negativos.
4. Dar relevancia al Oficial de Cumplimiento: Acorde con los puntos anteriores y teniendo en cuenta que el Oficial de Cumplimiento es el propietario del PTEE, en el entendido que este debe diseñar, implementar, ejecutar y articular las políticas de cumplimiento en el programa, es indispensable que la alta dirección garantice la disponibilidad de un equipo interdisciplinario (interno o externo), el suministro de recursos tecnológicos, financieros y operativos, junto con la capacidad plena para tomar decisiones relacionadas con las situaciones o escenarios que pueden afectar la continuidad de la compañía.
5. Entender los escenarios en los que se pueden presentar los riesgos: Para establecer políticas y lineamientos que logren anticipar los riesgos de corrupción, fraude, opacidad, etc., es necesario revisar a detalle las condiciones y escenarios en los que se desarrollan los procesos y actividades propias del negocio, identificando las vulnerabilidades y aspectos críticos que permitan la materialización de estos fenómenos, logrando definir claramente los controles viables, los cuales efectivamente mitiguen el riesgo y aporten a los resultados corporativos. No es suficiente establecer los controles, por lo que será necesario monitorear su funcionamiento y tomar decisiones sobre su actualización, mejora o cancelación.
6. Soporte de la gestión en herramientas tecnológicas: Las herramientas tecnológicas se han convertido en parte esencial de la operación de las empresas, teniendo en cuenta el volumen de información que se maneja y la necesidad de generar flujos lógicos que permitan obtener métricas que aporten a la toma de decisiones. En los últimos años, se ha logrado que estas herramientas se adapten a las necesidades corporativas y el PTEE no ha sido la excepción, ya que facilitan el control de las medidas razonables requerido por la norma, para identificar plenamente las contrapartes. Se tiene mayor capacidad de control cuando se automatizan los procesos y se establecen indicadores asociados a la correcta ejecución de los roles y responsabilidades mencionados.
7. Entrenamiento de personal a todo nivel: Es muy importante que, desde la pedagogía, todos los funcionarios de las compañías se relacionen estrechamente con sus roles y responsabilidades, generando más allá de un cumplimiento normativo, una cultura corporativa enfocada a generar la confiabilidad en los procesos y la perdurabilidad del negocio. Pierde la esencia de ser una herramienta generadora de confiabilidad cuando se diseña, implementa y ejecuta un PTEE o cualquier política de cumplimiento sin dar a conocer su contenido y el propósito de su ejecución.
La transparencia en su empresa debe ocupar uno de los primeros renglones de prioridad, por lo que deberá definir muy claramente los lineamientos que permitan que esta se fortalezca al interior de sus procesos. Qadrico tiene las mejores metodologías para conocer el contexto de su empresa y diseñar lineamientos rectores para convertir los programas de ética y transparencia empresarial en una herramienta generadora de valor. Contáctanos para conocer cómo, trabajando juntos, se puede generar valor y confiabilidad a sus negocios.
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