Los últimos años han evidenciado la necesidad que tiene todo tipo de empresa de contar con medidas que anticipen posibles interrupciones en sus negocios. Al hablar de estas interrupciones, muchas personas piensan en los efectos de las cuarentenas a causa de la pandemia COVID-19, sin embargo, entre 2020 y 2021 se presentaron situaciones que afectaron la continuidad de sectores puntuales y que derivaron en impactos adversos en economías nacionales y globales.
Algunos ejemplos: La crisis de abastecimiento de los chips (microprocesadores) afectó la producción de automóviles de diferentes marcas en todo el mundo. La crisis de los contenedores generó el retraso en la llegada de insumos productivos a empresas de todos los sectores y el Paro Nacional afectó la movilización de todo tipo de bienes en Colombia, generando impactos productivos y de abastecimiento. Estas interrupciones afectaron la viabilidad y perdurabilidad de muchos negocios.
Desarrollar la capacidad de identificar potenciales interrupciones que afecten la capacidad de ejecutar los procesos de una empresa permitirá establecer acciones concretas y compromisos para mitigar los impactos negativos. A continuación, revisaremos 5 puntos clave de una correcta gestión de la continuidad:
El primer paso es identificar los procesos clave para mantener la operatividad y el cumplimiento de aspectos legales. Las empresas desarrollan diariamente varios procesos (estratégicos, de apoyo y misionales), sin embargo, en una situación de interrupción del negocio, serán estos últimos a los que deberá darse prioridad. También es necesario verificar aquellos de soporte o estratégicos que aporten en la generación de ingresos y la conformidad legal. Los procesos que resulten de este análisis serán los que deben mantenerse a flote para garantizar la continuidad del negocio.
2. En segunda instancia, se deberán identificar los riesgos de dichos procesos al interrumpirse el normal desarrollo del negocio, clasificando el impacto de dicha interrupción. Este análisis permitirá determinar el inventario de recursos (humanos, locativos, equipos, documentos, etc), que se requieren para mantener en curso los procesos y definir las iniciativas para garantizar su disponibilidad.
3. El tercer punto evidencia la necesidad de desarrollar acciones concretas para garantizar la funcionalidad de los planes y mantener activos los procesos críticos, identificando claramente las fuentes de los recursos clave, junto con los roles y responsabilidades de quienes intervienen en las mismas. Un incidente que afecta la continuidad del negocio representará una situación de crisis, por lo que es necesario formalizar acuerdos con los involucrados y responsables de actividades de continuidad, garantizando la ejecución de recursos y acciones, los cuales establezcan claramente condiciones como tiempos, características, medios, entre otros, que ayuden a mantener los procesos inicialmente identificados.
4. Lo anterior permitirá que los equipos de liderazgo y toma de decisiones, gestionen la crisis a través de un direccionamiento que reduzca el impacto negativo, manteniendo una comunicación fluida con los grupos de interés (accionistas, clientes, proveedores, empleados, gobierno, comunidades, entre otros), guiando a través del mejor camino para el retorno a las condiciones de normalidad e identificando las oportunidades que permitan darle más fuerza al negocio, mejorando su capacidad de respuesta ante eventos adversos.
5. Finalmente, se espera que toda crisis sea pasajera, por lo que, tras la identificación de un evento disruptivo, será necesario tomar acciones para regresar a las condiciones normales de operación, determinando el momento adecuado para asignar recursos a los procesos no priorizados y aplicando las lecciones aprendidas en la crisis.
En conclusión, la continuidad del negocio no deberá ser una serie de iniciativas aisladas para mitigar impactos negativos. Es necesario seguir un proceso ordenado y riguroso, identificando los aspectos críticos, determinando el impacto de los riesgos materializados, priorizando recursos, controlando situaciones que se deriven de la crisis y definiendo una ruta clara para el regreso a la normalidad. Un proceso lógico para abordar estos puntos clave, guiará a la empresa hacia la continuidad de su negocio, soportando sus objetivos estratégicos cuando la disponibilidad de recursos o insumos es limitada total o parcialmente.
Sabemos que para su empresa la continuidad es una prioridad y por ello, ponemos a su disposición las metodologías más innovadoras que incluyen implementación de estándares internacionales flexibilizados, para ser adaptados al contexto de sus procesos, porque para Qadrico TODOS SOMOS PARTE y queremos acompañarle en la creación e implementación del Plan de Continuidad de su NEGOCIO, donde nuestro aporte le prepare para tener la resiliencia que la dinámica empresarial actual requiere. Contactenos. https://www.qadrico.com/contactenos
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