Como empresa consultora constantemente conocemos las situaciones que viven en su día a día las empresas y las cuales muchas veces se convierten en regla de su operatividad.

Observamos que muchas compañías destinan sus recursos (tiempo, personal, dinero) en actividades que no aportan de manera tangible a los resultados del negocio o incluso que se hacen por el simple hecho de cumplir, sin cuestionar su funcionalidad.

Nuestro equipo de trabajo considera que los sistemas de gestión se deben diseñar e implementar a consciencia, sin embargo, somos conscientes que con el pasar del tiempo dejan de ser una herramienta de trabajo y sus componentes se convierten en “requisitos que hay que cumplir”, lo que demuestra una cultura corporativa que no estimula su consolidación, ni deja clara la relevancia de su ejecución.

A continuación, encontrará 5 consejos que buscan fortalecer los sistemas de gestión como herramienta para la adecuada gestión corporativa:

1. Identifique cuáles sistemas agregan valor al negocio: En muchos casos se implementan sistemas de gestión por solicitud de un cliente, porque los competidores lo tienen o simplemente porque a algún directivo le pareció importante.

Es necesario identificar cuales son los sistemas de gestión que más aportan a los objetivos del negocio y la consolidación de sus resultados en el tiempo, ya que estos se convertirán en parte fundamental de la empresa y su desarrollo generará satisfacción a las partes interesadas, dejando de lado labores impuestas y reduciendo el desgaste y la resistencia que generan los controles a la ejecución de las labores.

2. Desarrollos a la medida: Al identificar sistemas funcionales, conocerá el alcance con el cual se deben implementar. No todas las empresas son iguales, por lo que no existe una cartilla o un libro de instrucciones para administrarlas. Las empresas tienen particularidades que deben abordarse acertadamente y deben contar con lineamientos acordes con esta necesidad.

Priorice aquellos aspectos que generan valor al negocio y desarrolle lineamientos y prácticas a la medida, amigables para sus equipos y de fácil ejecución. Esto permitirá definir metas y tareas alcanzables por el personal de la empresa y que efectivamente agreguen valor a todo nivel.

3. Mejor una gestión consciente que una auditoría: Una vez se logra generar valor y asociar los sistemas de gestión con las necesidades de la empresa, su funcionamiento será parte integral del mismo sin que genere imposiciones en labores de las que se desconoce su finalidad. Cuando un equipo está alineado con la importancia de sus labores, las desarrollará con alto compromiso y cumpliendo las expectativas de todo gerente.

Las auditorías son un excelente mecanismo de control, pero con resultados limitados, llevando a garantizar el cumplimiento de asignaciones por el temor a un “castigo” por una labor no realizada o incompleta (no conformidad, hallazgo, observación).

La gestión consciente aporta directamente al logro del objetivo de la empresa y no al cumplimiento de una actividad establecida por un estándar, que puede no estar alineado con el cumplimiento de los resultados esperados por la empresa.

4. Mida sobre el impacto al resultado y no sobre el cumplimiento: Toda actividad que se desarrolle y a la cual se le asignen recursos, debe impactar los resultados (ingresos, eficiencia, confiabilidad, nuevos clientes). Sin embargo, en muchos casos los sistemas de gestión se basan en auditorías que muestran el nivel de cumplimiento de un estándar, sin importar su impacto en los resultados de la empresa y el valor que agrega.

Al invertir en un sistema de gestión (cualquiera sea su enfoque), se debe buscar impactar favorablemente los resultados, aportar a la eficiencia operativa y/o incrementar la rentabilidad del negocio. Por esto, la invitación es que más allá de revisar anualmente si se cumplen todos los puntos de un estándar, se valide como el estándar implementado está mejorando los resultados de la empresa a nivel financiero, operativo, reputacional o comercial.

5. Actualización permanente: Los negocios evolucionan constantemente junto con el contexto en el que se desarrollan, por lo que se ven expuestos a modificaciones de todo tipo, lo que requiere que sus procesos y componentes evolucionen a la misma velocidad.

Muchas veces los estándares o certificaciones, incorrectamente administrados, se convierten en camisas de fuerza que no permiten que los negocios se adapten correctamente a su contexto, haciendo caer a las empresas en el error de priorizar el cumplimiento de un estándar, sobre la búsqueda de mantener o mejorar sus resultados.

Los estándares implementados deben tener flexibilidad para poder actualizarse y adaptarse a la necesidad de un funcionamiento eficiente del negocio. Para esta actualización los principales insumos serán los sistemas de gestión implementados correctamente en la empresa, lo cual se debe complementar con la revisión detallada y la toma acertada de decisiones en cada factor que requiera cambios para mejorar el modelo de negocio.

La gestión integral de riesgos apoya el adecuado funcionamiento de un sistema de gestión y facilita la interacción entre varios, basándose en información actualizada del contexto de la empresa y en la identificación de las condiciones que amenazan el cumplimiento de sus objetivos. Esto permite tomar como punto de partida los resultados y la funcionalidad, agregando valor desde el momento de su implementación y logrando el compromiso por parte de todos los niveles.

DIRECCIÓN UNIDAD DE NEGOCIO – RISK MANAGEMENT

Qadrico Risk Compliance S.A.S

Mayo 2021